KORONA.resource
Eventmanagement für die Veranstaltungs- und Freizeitbranche
KORONA.resource ist die Lösung, wenn es um die Verwaltung, Buchung und Abrechnung von Leistungen geht, die in Zeitpunkt, Dauer und Menge begrenzt sind. Dabei kann das System sowohl den klassischen Terminkalender als auch hoch komplexe Veranstaltungen mit konkurrierenden Ressourcen abbilden.
Die Bedienung erfolgt ausschließlich über eine webbasierte Benutzeroberfläche in der alle Leistungsdaten, Termine, Veranstaltungen, Kunden- und Buchungsdaten verwaltet werden. KORONA.resource bietet sowohl klassische CRM Funktionalitäten als auch ein flexibles Ressourcenmanagement.
Personelle Ressourcen
Verfügbarkeitskalender
Gerade wenn viel externes Personal zu Einsatz kommt, ist eine aktuelle Darstellung der Verfügbarkeit für die Disposition personeller Ressourcen unerlässlich. Alle tatsächlichen und voraussichtlichen Zeiten der Abwesenheit müssen somit für alle disponierenden Mitarbeiter einsehbar sein. Jeder Mitarbeiter sollte aus diesem Grund einen Verfügbarkeitskalender führen. Dabei ist der Zugriff über eine Weboberfläche unabhängig vom Betriebssystem von jedem Computerarbeitsplatz aus möglich.
Disposition
Für jede personelle Ressource wurden u.a. Informationen zu den Fähigkeiten und Qualifikationen (bspw. Sprachkenntnisse, Aus- und Weiterbildung…), welche für das Leistungsangebot von Interesse sind, hinterlegt. Diese werden während der Disposition automatisch von KORONA.resource abgerufen und mit den Anforderungen verglichen, so dass nur passende Mitarbeiter vorgeschlagen werden. Ebenso verfährt KORONA.resource mit allen vorliegenden Daten aus den Verfügbarkeitskalendern. Somit stehen für den Vorgang nur tatsächlich verfügbare, fachlich geeignete personelle Ressourcen zur Buchung bereit. Mit der Festlegung des Personals besteht die Möglichkeit, sofort automatisiert eine E-Mail mit den Auftragsdaten an den betreffenden externen Mitarbeiter zu versenden.
Event Management
To Do-Liste
Beim Handling von Events können immer Probleme auftreten, die einer Klärung bedürfen. Dies können bspw. Lücken beim Einpflegen der Informationen sein oder Konflikte, die sich erst später im Zusammenhang mit anderen Bedingungen ergeben. Da diese Vorgänge aber noch vor Eventbeginn bearbeitet werden müssen, ist es also enorm wichtig, dass KORONA.resource sie automatisch erkennt und an zentraler Stelle sammelt. So wird die Bearbeitung nicht vergessen. Das System erkennt ein Event bei unterschiedlichen Vorfällen als „unvollständig konfiguriert“ an, dazu gehören abgelaufene Reservierungen, mindestens eine nicht zugordnete Ressource, eine nicht erreichte Mindestteilnehmerzahl oder Konflikte, die sich aus der Sperrung einer benötigten Ressource ergeben.
Rotation
Bei der Erstellung eines neuen Events, welches in regelmäßigen Abständen (z.B. täglich um 11 Uhr) oder zu festen Zeitpunkten (z.B. jeden zweiten Dienstag im Monat) immer wieder stattfinden soll, bietet sich das Einrichten einer Rotation an. Einmal alle Daten und zeitlichen Kriterien konfiguriert, legt KORONA.resource automatisch alle daraus folgenden Veranstaltungen in den betreffenden Kalendern an.
Eventkalender/Zeitraster
Der Eventkalender ist ein unverzichtbares Mittel für das optimale Eventmanagement. Er zeigt immer den aktuellen Planungs- und Verfügbarkeitsstand einer festgelegten Ressource an. Das kann ein Veranstaltungsraum, ein bestimmter Museumsführer, benötigte Seminartechnik oder Ähnliches sein. Wichtig ist, dass einem Kalender, egal ob er einer Örtlichkeit, Person oder Sache zugeordnet wurde, verschiedene Zeitraster hinterlegt werden können. Dabei werden zeitliche Besonderheiten festgelegt, buchbare Eventstartzeiten, ein zeitlicher Rahmen und der Gültigkeitsrahmen.
Beispiel:
Ein Museum bietet ein Event „Schülerführungen“ bislang unter der Woche auf Anfrage immer zur vollen Stunde an, die letzte Führung beginnt eine Stunde vor Schluss. Das hinterlegte Zeitraster zeigt einen zeitlichen Rahmen Montag bis Freitag von 10 bis 18 Uhr und der buchbare Startzeitpunkt ist immer eine volle Stunde, also 10:00, 11:00, 12:00, 13:00, 14:00, 15:00, 16:00 und 17:00. Eine Gültigkeitsdauer wurde nicht festgelegt. Reservierungen und Buchungen lassen sich also nur innerhalb des gewünschten Rasters durchführen, d.h. keine Schülerführung um 10:30 Uhr und nicht samstags.
Sollen der besseren Planbarkeit wegen während der Sommerferien gesonderte Zeiten (an 4 Tagen der Woche 3 feste Führungen) gelten, wird ein weiteres Raster hinterlegt. Der zeitliche Rahmen wird hier auf Montag, Dienstag, Donnerstag und Freitag gesetzt, buchbare Startzeitpunkte sind nun nur noch 10:00, 12:30 und 15:00 Uhr. Der Gültigkeitsrahmen umfasst die 6 Wochen Sommerferien des entsprechenden Bundeslandes.
Soll nun eine „Schülerführung“ reserviert werden, hinterlegt KORONA.resource bei der Auswahl eines möglichen Datums/Zeitpunkts im Kalender für jeden Tag automatisch das korrekte buchbare Zeitraster.
Vorlagen
Es ist meist erheblich einfacher, bei verschiedenen Arten und Ausführungen von Standard-Events oder Standard-Leistungspaketen mit Vorlagen zu arbeiten. Diese können einerseits komplett neu erstellt werden und andererseits kann man dabei auch auf abgeschlossene Vorgänge zurückgreifen. Es lassen sich fixe Kriterien festlegen, wohingegen bestimmte Angaben variabel einzugeben sind. Da dies allerdings nur unterstützende Vorlagen sind, besteht für berechtigte Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit, die Angaben an den aktuellen Vorgang anzupassen.
Somit bleiben dem Bearbeiter eines Events viele „selbstverständliche“ Klicks und Eingaben erspart. Bspw. erfordert eine Museumssonderführung immer gewisse Guide-Qualifikationen und eine festgelegte Mindestteilnehmerzahl (fixe Kriterien), findet aber nur auf Anfrage statt und somit immer zu einem anderen Zeitpunkt (variable Angaben). Im Wellnessbereich ordnet eine Vorlage bspw. einem Leistungspaket (Hot Stone Massage) automatisch alle festgelegten fixen Bestandteile (benötigt eine freie Massageliege und einen entsprechend ausgebildeten Mitarbeiter) zu, Angaben wie der Zeitpunkt sind hier variabel und werden für jeden Vorgang neu eingegeben.
Optionsliste
Mit der Optionsliste hat man sofort einen Überblick über alle Reservierungen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ablaufen. Anhand der einzustellenden Parameter lassen sich alle Reservierungen nach Themen, enthaltenen Leistungsarten oder Datum anzeigen und auswählen. Mit einem Klick gelangt man in die Bearbeitungsansicht.
Auswertung
Exakte Auskunft über die Zutrittszahlen und -strukturen bietet nur KORONA.entry. Genauso wie Transaktionsdaten zu generierten Umsätzen nur auf dem KORONA.pos-Server erfasst und ausgewertet werden können. Im KORONA.resource hingegen können bspw. Berichte über die Abrechnung externer Mitarbeiter erstellt werden.
Besucherzahlen lassen einerseits Aussagen über die erzielte Auslastung abgeschlossener Events zu, andererseits lässt sich die aktuelle Auslastung (reservierte, gebuchte und freie Tickets/Plätze) darstellen. Daraus zeigt sich auch die Auslastungsverteilung nach unterschiedlichen Gesichtspunkten, sodass sich Erkenntnisse zu bspw. besonders gut besuchten Zeiträumen oder Örtlichkeiten für zukünftige Veranstaltungsplanungen verwenden lassen. Gerade im Bereich der Prognosen spielen Wetteraussichten für Kultur- und Freizeitunternehmen eine große Rolle. Eine Einbindung spezieller Module ist hier problemlos möglich.
Unterstützung für das CRM
Dublettencheck
Bei unterschiedlichen Kundendatenbanken werden einzelne Kunden oft mehrmals erfasst. Das kostet Zeit und man verliert irgendwann den Überblick. Um den Kundenstamm weitgehend aktuell zu halten, prüft das System über einen Dublettencheck automatisch, ob ein Kunde eventuell schon im System vorhanden ist. Somit können bereits abgeschlossene Vorgänge dem richtigen Kunden zugeordnet und die Mehrfacheingabe identischer Daten wird verhindert. Das trägt zur Kundenbindung bei und es beschleunigt den Ablauf.
Dokumentvorlagen
In dem Moment, da alle Informationen zu einem Vorgang erfasst werden, bietet KORONA.resource auch die Möglichkeit, sofort die passenden Dokumente zu erstellen. Die Dokumentvorlagen wie z.B. Optionen, Reservierungs- oder Rücktrittsbestätigungen werden aus anderen Anwendungen im gewünschten Layout importiert und hinterlegt, dabei entsprechen sie der aktivierten Kundengruppe und Sprache. Das Vorgangsdokument wird im PDF-Format dargestellt und kann im gleichen Moment bspw. per E-Mail an den Kunden versendet werden.
Webshop
Ein Interneteinkauf ist bequem, zu jeder Uhrzeit und bei jedem Wetter möglich. Die Einbindung des KORONA.webshop in das KORONA.resource System bietet genau diesen Komfort. Dabei kann das Modul problemlos in eine bestehende Internetseite integriert werden und greift immer auf den aktuell verfügbaren Ressourcenbestand zu. Der Kunde ist selbst in der Lage, nach autorisierter Kreditkartenzahlung, sein gültiges Barcode-Ticket auszudrucken.
Vernetzung
Kooperationen
Für die Einbindung unterschiedlicher Vertriebswege (bspw. Call Center, Webshop, Partnerunternehmen, andere Abteilungen)können Backoffice Lizenzen vergeben werden. Jede Lizenz ermächtigt zum Zugriff auf den KORONA.resource Server, was von jedem gängigen Computerarbeitsplatz aus geschehen kann. Dabei muss keine spezielle Software installiert werden, da das System komplett über den Internetbrowser bedient wird.
Zugriff aufs Gesamtvolumen
Egal, welche und wie viele Vertriebsstellen für den Verkauf desselben Events einbezogen werden, mit dem KORONA.resource Server wird keine Platzkarte doppelt verkauft. Außerdem bleibt kein Kontingent an einer Stelle unberührt, während an anderer Stelle die Nachfrage nicht gedeckt werden kann. Alle Reservierungen, Buchungen und Verkäufe werden im Gesamtvolumen getätigt und damit wird immer auf den aktuellen Status zugegriffen.
Rollen- und Rechteverteilung
Im KORONA.resource Backoffice werden die Bediener der Terminals, die Nutzer des Backoffice‘ und alle zugriffsberechtigten Partner mit Rechten ausgestattet. In einem feinstufigen System legt man dazu genau fest, welche Bereiche eingesehen und welche Funktionen genutzt werden können. Jeder sieht also nur das, was er zum Arbeiten tatsächlich benötigt. Das gewährleistet eine größtmögliche Sicherheit und Integrität des Systems und dessen Daten.
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